IDEA® y el uso de la Ley de Benford

CaseWare IDEA y el manejo de la ley de benford
CaseWare IDEA y el manejo de la ley de benford

La ley de Benford es siempre un tema popular en el mundo de la auditoría y la contabilidad forense. Esta regla predice la frecuencia en la que aparecen los números del 1 al 9 como dígito inicial en cuentas por pagar, depósitos, desembolses y otras grandes series de datos, puede ser una herramienta invaluable a la hora de detectar fraude.

CaseWare IDEA® ofrece varias pruebas de análisis basadas en la ley de Benford (primer dígito, primeros dos dígitos, primeros tres dígitos, segundo dígito y últimos dos dígitos).

  • Para usar estas pruebas, seleccionaremos la pestaña Análisis.imagen 1Existen otras pruebas basadas en la ley de Benford disponibles en el “IS Fraud Tool Kit” (Kit de prevención de fraude en sistemas de información) en IDEA Marketplace, como las pruebas de tercer y cuarto dígito. Si tiene el IS Fraud Tool Kit, a continuación, le ofrecemos instrucciones paso a paso diseñadas por Brian Element, CPA, CISA, CIDA, CISE, CFE, instructor acreditado de IDEA® y asesor financiero en obras públicas y servicios gubernamentales canadienses, sobre cómo acceder a las pruebas de Benford y cómo utilizarlas.
  • En la pestaña SmartAnalyzer, elija Seleccionar y ejecutar.imagen 2
  • En el Explorador de pruebas de auditoría, seleccione Benford Analysis (Análisis de Benford) bajo el IS Fraud Tool Kit.
  • imagen 3Se mostrará la lista con las ocho pruebas de Benford disponibles. Seleccione las pruebas que le interesan. Para ilustrar este ejemplo utilizaremos Benford 1st Digit Test (Prueba de Benford del primer dígito).imagen 4
  • El primer paso es etiquetar los campos que se van a utilizar en la prueba. Cada prueba utilizará ciertos campos para el análisis, en el caso de las pruebas de Benford, necesitará un campo de cantidad y un campo de cliente (proveedor).
  • IMAGEN 5Haga clic en No para seleccionar los campos. Ahora, tendrá la opción de definir sus etiquetas.IMAGEN 6
  • En la columna Campos a asignar puede seleccionar los campos que corresponden al Nombre de etiqueta, en este caso el campo de importe y el de cliente.IMAGEN 7
  • Una vez seleccionados los archivos, haga clic en la marca de verificación verde para salir del cuadro de diálogo; la etiqueta cambiará a . En caso de que la prueba necesita algún dato más se indicará con Necesario. Seleccione el enlace Necesario para acceder al siguiente cuadro de diálogo:IMAGEN 8
  • Estos cuadros de diálogo serán diferentes dependiendo de la prueba. Para las pruebas de Benford tiene que seleccionar varias opciones. La primera opción es seleccionar el número mínimo de transacciones por proveedor, y existe un valor predeterminado recomendado, pero puede modificar este valor si es necesario.
    “Las pruebas solo se pueden realizar con números positivos o negativos, no con ambos a la vez, así que debe seleccionar uno de los dos.”

    Al finalizar, existe una opción que permite crear un archivo Excel. Este archivo contendrá un resumen de los datos y un gráfico por cada cliente que cumpla con el número mínimo de transacciones. Una vez que haya terminado de efectuar los cambios, haga clic en Aceptar para salir del cuadro de diálogo.

    El estado cambia y se muestran el botón de inicio y la base de datos asignada. Una vez que aparezca el botón, puede ejecutar la prueba.

    IMAGEN 10

  • La prueba mostrará el progreso que se está realizando, una vez que termine, podrá ver los resultados. El archivo con la arroba @ es el archivo de resultado de SmartAnalyzer. En este caso existen 324 registros en el resultado. Al hacer clic en 324, puede ver las transacciones. El archivo se guarda además en el formato de archivo de IDEA® automáticamente.
    IMAGEN 11 IMAGEN 12

    Te mostramos un ejemplo:

  • Se puede observar en esta lista los dos primeros proveedores. Los campos a continuación están disponibles:
  • IMAGEN 13VENDORNUM: El primer campo que seleccionó para el cliente.
  • FIRSTDIGIT: Muestra a qué dígito corresponden los resultados.
  • ACTUAL: El número de veces real que el primer dígito se muestra para este cliente.
  • TOTAL_RECORDS: El número total de registros para este cliente.
  • EXPECTED: El número de veces esperado que el primer dígito debería mostrarse.
  • LOWERBOUND: El límite inferior del intervalo en el que se prevé que esté el resultado.
  • UPPERBOUND: El límite superior del intervalo en el que se prevé que esté el resultado.
  • DIFFERENCE: La diferencia entre el valor esperado y el valor real.
  • PERC_DIFFERENCE: El porcentaje de diferencia entre el valor esperado y el valor real.
  • MAD_RESULT: La desviación absoluta promedio que indica si los datos se ajustan a la prueba de Benford.
  • MAD_CONCLUSION: La conclusión de la desviación absoluta promedio. Hay tres resultados: No conforme, casi conforme y conforme.

Para finalizar, elegimos la exportación de los datos en una hoja de cálculo.
  • Si selecciona Excel y tiene el programa instalado, se creará un archivo de hoja de cálculo que proporcionará una tabla para cada cliente, junto con un gráfico.
    IMAGEN 14Puede revisar los detalles en la hoja de cálculo y mostrar gráficamente qué clientes no se ajustan a la norma y deberían investigarse.

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