Brian Element es estratega sectorial de CaseWare IDEA y ex asesor financiero del Ministerio de Servicios Públicos y Aprovisionamiento de Canadá. Lleva trabajando con el software IDEA casi tres décadas.
Brian Element nos comenta cómo utilizar Scripts en IDEA y automatizar el flujo de trabajo sin necesidad de aprender a programar. Durante sus años de instructor los usuarios y personas que se han capacitado en IDEA le han preguntado muchas veces cómo crear scripts. La mayoría de los usuarios no se da cuenta de que pueden crear un script reutilizable sin tener que aprender nada de IDEA Script o de programación en general, simplemente hay que considerar unas sencillas reglas para que todo funcione correctamente.
Lo primero que debe hacer es entender qué tipos de análisis desea realizar en IDEA, esto es necesario porque tiene que grabar los pasos la primera vez para luego Automatizar el flujo de trabajo y procesar el resto de los archivos.
Lo segundo que debe saber es que este script solo podrá funcionar en un archivo con los mismos campos y tipos de campo. Normalmente esto no genera una dificultad pues probablemente ya lo hacen con los archivos estándar, como estados de cuenta bancarios, estados de tarjeta de pago, etc. Esta estructura de archivo normalmente no cambia con el paso del tiempo.
Una forma de realizar Scripts en IDEA y automatizar el flujo de trabajo
Siga las reglas y todo irá bien
Siguiendo el esquema anterior, veremos un ejemplo para su desarrollo.
Para el ejemplo, vamos a importar un estado de cuenta bancaria simple (es el archivo Ejemplo-Transacciones bancarias) de la carpeta de proyecto Samples.
Realizaremos tres tipos diferentes de análisis en este archivo:
- Pruebas de duplicados
- Resumen
- Extracción de valores altos.
Lo primero que haremos será empezar a grabar los pasos en IDEA. En la pestaña Macros, en el grupo Grabar, haga clic en Grabar macro. A partir de ahora, se grabará todo lo que haga en IDEA.
A continuación, importaremos el archivo. En este caso es un archivo Excel llamado Ejemplo-Transacciones bancarias.xlsx. Es un archivo sencillo y por esa razón usaremos las opciones predeterminadas para importarlo.
A continuación, comenzaremos el análisis. La primera extracción que haremos será la extracción de registros duplicados. En la pestaña Análisis, en el grupo Explorar, haga clic en Clave duplicada y luego en Detección. Verá el cuadro de diálogo a continuación. La clave que nos interesa es ID_TRANS y cualquier registro duplicado, porque los Id. de transacciones deberían ser únicos.
Después de ejecutar la prueba veremos que existen dos transacciones con el mismo identificador.
La siguiente prueba es realizar un resumen por TIPO en el archivo. En la pestaña Análisis, en el grupo Categorizar, haga clic en Resumen.
Las opciones que elegiremos en este caso son: para el campo de resumen TIPO, para campo de total IMPORTE, e incluiremos las estadísticas Suma y Promedio en el archivo resultante.
Podemos observar que hay solo dos tipos de transacciones y que hay más registros del tipo “deposit” que del tipo “cheque”.
La última prueba por hacer es una extracción de valores altos en el campo IMPORTE. Debemos examinar todos los importes por encima de los 10,000 dólares o por debajo de los -10,000 dólares. En la pestaña Análisis, en el grupo Extracción, haga clic en Directa.
En el cuadro de diálogo Extracción directa, seleccione la calculadora para escribir la ecuación que será, en este caso, @Abs(AMOUNT) > 10000. Esta fórmula extrae los importes absolutos, de manera que veremos todos las cantidades mayores que 10,000 o menores que -10,000.
Una vez realizados los pasos de la auditoría, es el momento de crear nuestro script. Vuelva a la pestaña Macros y seleccione Grabar macro de nuevo para detener la grabación.
Ahora tenemos la opción de crear una macro Visual Script o una IDEAScript y en este caso, seleccionaremos esta última.
Se abre el Editor de ecuaciones con el script. No se preocupe, no es necesario programar nada. Lo único que haremos será grabar el script para poder utilizarlo nuevamente.
Guarde el archivo con un nombre que indique el uso. En este ejemplo lo llamaremos Script Automatizado.iss De manera predeterminada se guarda en la carpeta Macros.ILB en el proyecto actual, pero como queremos volver a utilizarlo en otros proyectos, lo voy a guardar en la biblioteca local. Siempre que no se haya cambiado la carpeta predeterminada, ésta se encuentra en Este PC\Documentos\Mis documentos IDEA\Biblioteca local\Macros.ILB
Después de guardar el script, lo colocamos en un lugar de fácil acceso, como en la cinta de opciones de IDEA.
En la pestaña Macros, en el grupo Macro, haga clic en Incorporar a cinta de opciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de IDEA con la pestaña Personalizar cinta activa. En la lista Personalizar la cinta, seleccione Macros para agregar el script a la pestaña Macros. Haga clic en Nuevo grupo. Se agregará un nuevo grupo a la pestaña seleccionada.
Haga clic en Cambiar nombre para cambiar el nombre predeterminado del nuevo grupo. En este ejemplo, usaremos Script Automatizado. Esta función nos permitirá automatizar el flujo de trabajo de forma sencilla.
A continuación, haga clic en Aceptar para cambiar el nombre de la categoría.
Vamos a agregar el script a esta categoría. En la sección Seleccionar comando, haga clic en Nuevo.
Esto abre un cuadro de diálogo para seleccionar el script. Vaya a “Este equipo\Documentos\Mis documentos IDEA\Biblioteca local\Macros.ILB” y seleccione el archivo Script Automatizado.iss. También puede elegir un icono para el script.
Haga clic en Aceptar para agregar el script.
A continuación, incorporamos el script a la categoría. Compruebe que el script en la sección Seleccionar comando y el Script Automatizado estén seleccionados y luego haga clic en Agregar.
El script estará ahora disponible en la pestaña Macros.
Cuando desee volver a ejecutar el script en un nuevo proyecto, compruebe que:
- El archivo de origen tiene el mismo nombre y es del mismo tipo que el archivo que usó para crear el script como el ejemplo utilizado: “estado de cuenta bancaria simple”
- Los campos y los tipos de campo sean los mismos.
- El archivo de origen está guardado en la carpeta Archivos fuente.ILB.
Haga clic en el script para realizar el mismo análisis que antes. Actualice la vista del Explorador de archivos para ver los nuevos archivos.
Para incorporar mejor el análisis de datos a sus propias actividades de auditoría, vea el reciente seminario web en inglés, Data Analytics: Tools, Not Toys (Análisis de datos: herramientas, no juguetes) con casos prácticos presentados por dos expertos del sector.
