Un Programa de Continuidad de Negocio es indispensable para mitigar los riesgos posibles durante una eventualidad.
Gestión de Programa de Continuidad de Negocio
Las pandemias no son una interrupción habitual del negocio. Estos eventos, que se desarrollan a lo largo de meses y que tienen un impacto no sólo en las organizaciones, un área geográfica determinada o un país; su impacto es a nivel global y por ello requieren un conjunto adicional de actividades que incluyen consultas con expertos epidemiólogos, la identificación de roles críticos y evaluaciones de terceros, por lo que la preparación de un Programa de Continuidad de Negocio y resilencia organizacional es indispensable para mitigar los riesgos posibles durante la eventualidad o acelerar la recuperación de la organización después de ella.
Algunos de los objetivos que persigue el Programa de Continuidad de Negocio incluyen:
- Minimizar el impacto y salvaguardar la vida de las personas
- Minimizar el impacto en la cadena de suministro organizacional
- Minimizar el impacto en la prestación del servicio
- Minimizar el impacto en la infraestructura y servicios de TI
- Proteger la imagen y reputación corporativa
- Reducir el impacto financiero
Proceso para preparar y gestionar el Programa de Continuidad de Negocio ante pandemias
1. Establece un marco de preparación para la pandemia
Asegúrate de contar con una red de apoyo compuesta por:
- Recursos Humanos
- Área Legal
- Tesorería y Finanzas
- Área de TI
- Gestión de riesgos y contingencias de terceros: Ventas, Cadena de Suministros y Adquisiciones
- Unidades de Negocio
- Seguridad y Salud en el Ambiente de Trabajo
- Relaciones Externas: Clientes, Relaciones Públicas y Regulaciones
- Protección de Activos
- Seguridad Física
2. Supervisar la situación para determinar un cambio en la gravedad
Consulte fuentes fidedignas internacionales, nacionales y locales para determinar la gravedad del evento y conocer ¿Qué acciones se están tomando?, ¿Cómo pueden estas afectar sus operaciones comerciales? y ¿Cómo mantener segura a su fuerza laboral?
3. Revisar las implicaciones de finanzas y tesorería
- Revise las previsiones de ingresos, por ejemplo, pérdida de ventas, pérdida de producción, gastos inesperados, implicaciones cambiarias.
- Comunique a los inversionistas sobre cualquier cambio en la guía de ganancias.
- Determine e informe si habrá retrasos contables cercanos.
- Aumente el respaldo financiero y monitoree el efectivo disponible.
- Monitoree el capital de trabajo.
- Revise la cobertura del seguro corporativo para conocer las condiciones de deducibles, pagos, etc., por ejemplo, seguro de interrupción de negocios.
- Considere el uso de incentivos financieros patrocinado por el gobierno o préstamos bancarios para cubrir los ingresos perdidos y apoyar el flujo de caja.
- Considere el uso de “fondos de reserva” para emergencias.
4. Amplíe protocolos de higiene personal en el lugar de trabajo
Amplíe sus protocolos de higiene establecidos en toda la organización manteniendo servicios de limpieza frecuentes y suministrando materiales de higiene. Establezca un protocolo de manejo para el personal que regresa de las áreas afectadas (viajes de negocios o personales) y garantice el cumplimiento de las leyes y regulaciones laborales nacionales, estatales y locales.
5. Revisar las políticas y prácticas de RH
- Controle su tasa de ausentismo.
- Ofrezca opciones de trabajo flexibles.
- Permanezca sensible a los cambios en el compromiso de los empleados y las posibles preferencias laborales cambiantes.
- Implemente / revise su programa de trabajo remoto.
- Revise las políticas y los beneficios de RH.
- Determine a quién mantener en el país / región en caso de que aplique.
- Planee cómo remover al personal y a la familia de manera segura.
- Implemente procedimientos de manejo de la fuerza laboral enferma.
- Implemente procedimientos de manejo de visitantes.
- Identifique la escasez de habilidades y roles críticos.
- Clasifique al personal por prioridad de rol y funciones (esenciales, suspensión temporal o suspensión extendida).
6. Establecer un programa de comunicación
La comunicación regular es importante, establezca un portal interno con enlaces a todos los recursos relacionados para sus colaboradores y realice notificaciones masivas.
Promueva el trabajo en equipo y la colaboración.
7. Revisar el impacto en las operaciones comerciales
- Averigüe si los países afectados han cerrado el transporte dentro y fuera de las áreas afectadas, si han implementado esquemas de cuarentenas y “toques de queda”. Desarrolle procedimientos alternativos, si es posible, para garantizar la continuidad de las operaciones.
- Comprensión de los calendarios locales en los países afectados, por ejemplo, feriados nacionales extendidos y cómo afecta la capacidad de entregar productos / servicios.
- Identifique si los proveedores o terceros claves están ubicados dentro de las áreas afectadas. Confirme los niveles de inventario, identifique proveedores de respaldo y administre los niveles de existencias para respaldar la entrega a los clientes más críticos.
- Planifique viajes y estrategias de comunicación con terceros.
- Preparación para un mayor riesgo legal de clientes y empleados, por ejemplo, personas que contraen el virus en el trabajo.
- Considere que, en el caso de las pandemias, el “regreso a la normalidad” no tiene una fecha definida y podría ser más largo de lo esperado, entonces habrá que hacer planes alternativos hacia adelante y considerar el establecimiento de algunas medidas de trabajo, operación y aprovisionamiento a mediano y largo plazo.
8. Revisar las acciones y consideraciones de TI
- Evalúe la cadena de suministro de TI para la preparación ante una pandemia.
- Mantenga un inventario de TI adicional en el sitio en caso de fallas de activos.
- Implementar soluciones de administración remota de centros de datos.
- Considere el aprovechamiento de la nube para desplazar el riesgo fuera de la región, aunque en el caso de las pandemias los servicios en otras partes del mundo también podrían verse afectados.
- Implemente o revise programas de trabajo remoto, especialmente problemas relacionados con dispositivos de almacenamiento o computadoras portátiles emitidas por la compañía, capacidad de ancho de banda de Internet y acceso prioritario.
- Investigue las comunicaciones de voz y chat alternativas.
- Implemente videoconferencias basadas en la web de forma segura.
- Determine qué operaciones comerciales requieren un uso intensivo de Internet y deben continuar, y cuáles pueden retrasarse.
- Escalone las horas de operación para aliviar la demanda de ancho de banda.
- Contemple realinear los proyectos de TI y el presupuesto de TI para la disponibilidad del personal y de terceros.
- Considere implementar una plataforma con capacidad de análisis y modelado utilizando fuentes de datos que sean accesibles en toda la empresa y con enlaces a la información de contacto del personal y las bases de datos clave.
- Use herramientas de visualización para ayudar a evaluar las compensaciones entre diferentes escenarios (mapeo de riesgos).
- Recopile información clave sobre la pandemia actual para su organización, esto ayudará a preparar una estrategia sólida para la próxima pandemia inevitable; $ 1 gastado en preparación vale $ 15 en términos de mitigación.
- Revise las medidas de seguridad en el trabajo remoto, “desde casa”.
9. Revisar el Programa de continuidad de negocio sobre pandemias para identificar y remediar las áreas problemáticas
Realice un ejercicio de validación del plan con su equipo o red de apoyo, ante un evento como las pandemias es necesario revisar la documentación de los Planes de Continuidad del Negocio y asegurar que los recursos necesarios (humanos, tecnológicos, materiales y de información) están actualizados para hacer frente a la contingencia. Asimismo, es necesario considerar los diferentes horizontes de tiempo que podría presentar la afectación y el aprovisionamiento de los recursos necesarios.
10. Revisión posterior a la acción
Después de todo incidente de Seguridad y Continuidad es recomendable realizar una revisión para identificar las “lecciones aprendidas”, ¿Qué hicimos bien?, ¿Qué hicimos mal? y ¿Qué podemos mejorar?; sin duda una pandemia de gran magnitud es bastante nueva para muchos planes de continuidad, organizaciones y gobiernos, por ello la importancia de las revisiones para fortalecer nuestros planes y acciones de cara a futuros incidentes.
Para efectuar la revisión y documentación de lecciones aprendidas damos las siguientes sugerencias:
- Por área, identifique al menos tres lecciones aprendidas u observaciones clave.
- Por área, identifique al menos tres opciones para mejorar el ejercicio, los planes de respuesta, los procesos de toma de decisiones, etc.
- Enumerar y priorizar sus acciones de seguimiento a corto y largo plazo.
- Realice un informe con resultados y sugerencias.
Importancia de la planificación ante una pandemia
Cuando se presenta un evento disruptivo, como una pandemia, las organizaciones dependen totalmente de su capacidad para reaccionar efectivamente ante circunstancias que retan la disponibilidad de todos sus recursos, incluidos sus colaboradores y el tiempo. Contar con un Programa de Continuidad de Negocio ante Pandemias puede marcar la diferencia y facilitar a los líderes la toma de decisiones que permitan disminuir los riesgos corporativos y recuperarse en un plazo menor.
Artículo basado en el Business Continuity Management: Pandemic Planning Briefing (Gartner, 2020).
